5.1 Mọi người dùng
Vai trò này gồm mọi tài khoản được cấp quyền xem báo cáo.
5.1.1 Bắt đầu nhanh
Việc cần làm được trong ngày đầu:
- Mở báo cáo mình cần (mục 5.1.2).
- Xem dữ liệu đã cập nhật đến lúc nào (mục 5.1.3).
- Lọc số theo khu vực, kênh, tháng (mục 5.1.4).
- Tải số ra Excel (mục 5.1.5 và 5.1.6).
- Gửi liên kết khi cần hỏi về số liệu (mục 5.1.7).
5.1.2 Mở một báo cáo
Mục đích: mỗi lần cần xem số, tìm đúng báo cáo trong danh sách.
Điều kiện trước:
- Đã đăng nhập (mục 3.1).
- Tài khoản được cấp quyền xem báo cáo.
Các bước:
- Bấm Bảng điều khiển trên thanh menu trên cùng. Danh sách báo cáo hiện ra, xếp theo phân mục 01 Bán hàng & Đơn hàng, 02 Kho vận & Giao hàng, 03 Ngân sách & KM (khuyến mãi), 04 Tổ chức & Nhân sự (xem Hình 6).
- Nếu chưa nhớ báo cáo nằm ở phân mục nào, gõ một phần tên báo cáo vào ô Nhập một giá trị, ví dụ "Tồn kho". Danh sách chỉ còn các báo cáo có chữ vừa gõ trong tên (xem Hình 7).
- Bấm vào tên báo cáo, ví dụ 02.01 Báo cáo Tồn kho tổng hợp. Báo cáo mở ra: bên trái là thanh Bộ lọc và điều khiển, bên phải là các tab của báo cáo (xem Hình 8).
Kết quả: báo cáo mở ở tab đầu tiên với bộ lọc mặc định.
Lưu ý. Báo cáo có nhãn Bản nháp đang được chỉnh sửa, số liệu chưa dùng chính thức.
Bảng 5 ghi cách xử lý khi danh sách báo cáo không hiện.
Bảng 5. Thông báo khi mở báo cáo và cách xử lý
| Thông báo trên màn hình | Cách xử lý |
|---|---|
| Danh sách báo cáo trống | Tài khoản chưa được gán quyền xem báo cáo. Báo đầu mối hỗ trợ (mục 10.1) |
5.1.3 Xem dữ liệu đã cập nhật đến lúc nào
Mục đích: biết số trên báo cáo đầy đủ tới mốc nào trước khi dùng, nhất là buổi sáng.
Điều kiện trước:
- Đã mở một báo cáo có ô Trạng thái cập nhật dữ liệu: 01.01 Báo cáo Đơn hàng (MTD), 02.01 Báo cáo Tồn kho tổng hợp, 02.03 Báo Cáo OTIF, 02.04 Báo cáo Phiếu giao hàng, 02.06 Phân tích Tuổi đơn hàng (Order Aging), 03.01 Ngân sách Khuyến mãi
(GL_25).
Các bước:
- Ở tab Tổng quan, đọc ô Trạng thái cập nhật dữ liệu ở góc trên bên trái. Ô hiện hai mốc Bắt đầu và Hoàn thành của lần nạp dữ liệu gần nhất (xem Hình 9).
Kết quả: biết số đang xem được nạp lần gần nhất lúc nào. Mốc Hoàn thành cũ hơn một ngày nghĩa là số chưa được cập nhật.
Lưu ý. Đọc ô này trước khi dùng số để báo cáo hoặc ra quyết định.
Bảng 6 ghi cách xử lý khi mốc cập nhật cũ.
Bảng 6. Thông báo về mốc cập nhật và cách xử lý
| Thông báo trên màn hình | Cách xử lý |
|---|---|
| Mốc Hoàn thành là ngày hôm trước hoặc cũ hơn | Dùng số kèm ghi chú dữ liệu chưa mới. Quá 09:00 mốc vẫn chưa đổi thì báo đầu mối hỗ trợ (mục 10.1) |
5.1.4 Lọc số theo nhu cầu
Mục đích: xem số của riêng một khu vực, kênh, tháng hoặc nhà phân phối.
Điều kiện trước:
- Đã mở báo cáo (mục 5.1.2).
Các bước:
- Ở thanh Bộ lọc và điều khiển, bấm vào ô dưới tên bộ lọc, ví dụ Khu vực. Danh sách giá trị của bộ lọc hiện ra; gõ vài chữ để tìm nhanh (xem Hình 10).
- Bấm chọn một hoặc nhiều giá trị, rồi bấm ra ngoài để đóng danh sách. Giá trị đã chọn hiện trong ô lọc (xem Hình 11).
- Bấm Áp dụng bộ lọc ở cuối thanh lọc. Các biểu đồ tải lại; biểu tượng phễu trên mỗi biểu đồ cho biết số bộ lọc đang tác động lên biểu đồ đó (xem Hình 12).
Kết quả: mọi biểu đồ trên báo cáo tính lại theo giá trị đã chọn.
Lưu ý. Bộ lọc có dấu sao (*) là bắt buộc, không để trống. Dòng Bộ lọc nằm ngoài phạm vi gom các bộ lọc chỉ dùng cho tab khác. Muốn trở về bộ lọc mặc định, mở lại báo cáo từ danh sách Bảng điều khiển.
Bảng 7 ghi cách xử lý khi biểu đồ trống sau khi lọc.
Bảng 7. Thông báo khi lọc số và cách xử lý
| Thông báo trên màn hình | Cách xử lý |
|---|---|
| Biểu đồ hiện Không có kết quả nào | Bộ lọc quá hẹp. Bỏ bớt giá trị đã chọn rồi bấm Áp dụng bộ lọc |
5.1.5 Tải số liệu một biểu đồ ra Excel
Mục đích: lấy số liệu của một bảng hoặc biểu đồ để xử lý tiếp ngoài hệ thống báo cáo.
Điều kiện trước:
- Đã mở báo cáo và lọc xong (mục 5.1.4).
Các bước:
- Đưa chuột vào biểu đồ cần tải, bấm dấu ba chấm ở góc phải tiêu đề biểu đồ. Menu thao tác của biểu đồ hiện ra, có mục Tải xuống (xem Hình 13).
- Rê chuột vào Tải xuống, bấm Xuất ra Excel (hoặc Xuất ra .CSV). Trình duyệt tải về tệp số liệu của biểu đồ (xem Hình 14).
Kết quả: tệp Excel nằm trong thư mục tải về của máy, có số theo bộ lọc đang chọn.
Lưu ý. Mục Xuất ảnh chụp màn hình (jpeg) trong cùng menu tải về ảnh của biểu đồ, dùng khi cần dán vào báo cáo.
5.1.6 Tải Excel cả báo cáo
Mục đích: lấy số liệu tất cả các tab trong một tệp khi cần gửi số cả báo cáo.
Điều kiện trước:
- Báo cáo có ô Tải báo cáo Excel: 01.01 Báo cáo Đơn hàng (MTD) (tab Tổng quan), 01.02 Hiệu suất Bán hàng (Sales Performance) (tab Chi tiết điểm bán), 02.03 Báo Cáo OTIF (tab Tổng quan).
Các bước:
- Ở ô Tải báo cáo Excel, bấm nút xanh Tải Excel toàn bộ dashboard. Trình duyệt mở một thẻ mới và tải về tệp Excel; tệp lớn có thể mất vài phút (xem Hình 15).
Kết quả: một tệp Excel gồm số liệu các tab của báo cáo theo bộ lọc đang chọn.
5.1.7 Gửi liên kết khi cần hỏi về số liệu
Mục đích: khi thấy số nghi sai hoặc cần hỏi cách đọc, gửi cho người hỗ trợ đúng màn hình và bộ lọc mình đang xem.
Điều kiện trước:
- Đang mở màn hình có số cần hỏi.
Các bước:
- Bấm nút ba chấm ở góc phải trên cùng của báo cáo. Menu của báo cáo hiện ra, có mục Chia sẻ (xem Hình 16).
- Rê chuột vào Chia sẻ, bấm Sao chép liên kết cố định vào khay nhớ tạm (xem Hình 17).
- Dán liên kết vào email hoặc tin nhắn gửi đầu mối hỗ trợ, kèm tên biểu đồ, giờ xem, ảnh chụp màn hình, con số mong đợi và nguồn đối chiếu.
Kết quả: người nhận mở liên kết thấy đúng tab và bộ lọc đang chọn.