5. Hướng dẫn theo vai trò
5.3 Quản lý đơn hàng
Vai trò này gồm Phòng Bán hàng và bộ phận xử lý đơn hàng (Sales Order).
5.3.1 Bắt đầu nhanh
Việc cần làm được trong ngày đầu:
- Theo dõi đơn chờ xử lý (mục 5.3.2).
- Theo dõi tuổi đơn và đơn hủy (mục 5.3.3).
5.3.2 Theo dõi đơn chờ xử lý
Mục đích: hằng ngày, phát hiện đơn bị treo lâu để xử lý kịp.
Điều kiện trước:
- Đã mở 01.01 Báo cáo Đơn hàng (MTD).
Các bước:
- Bấm tab Đơn chờ xử lý. Bảng Đơn chờ xử lý theo Kênh × Khu vực × Ngày hiện số đơn và giá trị đơn chờ theo ngày (xem Hình 23).
- Cuộn xuống bảng Đơn chờ xử lý theo Kênh × Khu vực × Số ngày xử lý. Bảng chia đơn chờ theo số ngày đã chờ; cột bên phải là đơn chờ lâu nhất (xem Hình 24).
Kết quả: biết đơn đang chờ ở kênh, khu vực nào và đã chờ bao nhiêu ngày.
5.3.3 Theo dõi tuổi đơn và đơn hủy
Mục đích: hằng tuần, kiểm soát đơn mở quá hạn và đơn bị hủy.
Điều kiện trước:
- Đã mở 02.06 Phân tích Tuổi đơn hàng (Order Aging).
Các bước:
- Ở tab Tổng quan, đọc bốn ô số đầu trang: Số đơn hàng đang mở, Giá trị đơn hàng đang mở (VND), Tuổi trung bình đơn đang mở (Ngày) và % Đơn đang mở vượt cam kết SLA (xem Hình 25).
- Bấm tab Chi tiết đơn hàng, xem bảng Danh sách chi tiết đơn hàng. Bảng liệt kê từng đơn với trạng thái và số ngày ở trạng thái hiện tại (xem Hình 26).
- Bấm tab Đơn đã hủy. Màn hình hiện số đơn, giá trị đơn đã hủy, tuổi đơn lúc hủy và xu hướng theo tháng (xem Hình 27).
Kết quả: biết số đơn đang mở, tuổi trung bình, tỷ lệ vượt thời hạn cam kết, đơn hủy ở trạng thái nào và từng đơn cần xử lý.